1. Introduktion

Varför har vi en integritetspolicy?

Frontdesk Nordic AB (”Frontdesk” eller ”vi”) bryr sig om din integritet. Därför strävar vi alltid efter att skydda dina personuppgifter på bästa möjliga sätt och att följa alla tillämpliga lagar och regler för skydd av personuppgifter. I denna policy vill vi informera dig om hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter i enlighet med EU-förordningen 2016/679 (”GDPR”) för att garantera en öppen och transparent behandling av dina personuppgifter.

Vem är ansvarig för dina personuppgifter?

Frontdesk Nordic AB, Reg. nr 556907-3256, är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Följande är Frontdesk kontaktinformation:

Telefonnummer: +46 (0)31 301 35 00
Adress: Frabrikstorget 1, SE-412 50 Göteborg, Sverige

2. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Frontdesk tillhandahåller kommunikationstjänster i relation till företagskunder. I detta sammanhang kan vi komma att behandla personuppgifter om dig som representant för en sådan kund, eller på annat sätt en leverantör eller annan faktisk eller potentiell affärspartner till Frontdesk.

De personuppgifter som vi kan komma att behandla om dig är ditt namn, funktion, företagsnamn, företagsadress, telefonnummer, dina kontaktuppgifter och din profilbild (om den laddats upp av dig)

Vi kan, om du godkänner åtkomst till din enhets adressbok, använda och visa namnen och telefonnumren för dina lokala kontakter som är lagrade i din enhets adressbok så att du kan söka igenom kontaktlistan, för att visa nummerpresentation för inkommande eller utgående samtal, för att lagra dina lokala kontakter i applikationen. Dina personliga kontaktuppgifter som vi behandlar lagras tillfälligt om du inte uttryckligen väljer att skapa en kontakt inifrån applikationen. En kontakt som skapats av dig, inuti applikationen, kommer att lagras på våra servrar men inte delas med tredje part, för plattformsoberoende ändamål, tills du tar bort den.

Frondesk behandlar följande av personuppgifter: Namn Lösenord E-post Användar-ID Telefonnummer Foto (om det tillhandahålls av användaren), profilbild om det laddas upp av användaren, IP-adress Användargenererat innehåll, t.ex. samtalslistor Användarbeteende, kraschrapporter för felsökning Fakturainformation Dessutom kan Kundens användare ladda upp Personuppgifter i Tjänsten såsom till exempel profilbilder, position, adress, ytterligare kontaktuppgifter etc.

Vi samlar vanligtvis in dina personuppgifter direkt från dig, t.ex. via e-post, men ibland kan vi samla in dina personuppgifter från andra anställda på ditt företag.

Frontdesk använder dina personuppgifter för att underlätta och göra en mer effektiv kommunikation med företagskunder, leverantörer och andra faktiska eller möjliga partners. I samband med supportkontakter med dig kan vi även spela in vårt telefonsamtal med dig. Du är inte skyldig att lämna dina personuppgifter till Frontdesk. Om du inte lämnar dina personuppgifter kan Frontdesk behöva upphöra med behandlingen av dina personuppgifter, alternativt begära en annan kontaktperson på ditt företag.

Om du är anställd hos en Frontdesk-kund kan vi också behandla dina uppgifter i syfte att tillhandahålla den överenskomna telekommunikationstjänsten. Men i detta sammanhang är inte Frontdesk personuppgiftsansvarig, varför denna integritetspolicy inte beskriver sådan behandling ytterligare. För mer information om sådan behandling av dina uppgifter, vänligen fråga din arbetsgivare.

3. För vilket ändamål behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna kommunicera med dig som kontakt på ett företag som vi samarbetar med eller potentiellt kommer att samarbeta med och/eller har avtal med Frontdesk, som företagskund och/eller leverantör. Telefonsamtal i samband med supportärenden kan spelas in i syfte att följa upp befintliga kommersiella avtal. Om du har anmält dig till Frontdesk nyhetsbrev kommer vi även att behandla dina personuppgifter genom att lägga till dig som mottagare. Ditt namn och kontaktuppgifter kan också förekomma på fakturor, bokföring och avtal om sådan information har lämnats till oss för sådana ändamål för administration av våra tjänster till din arbetsgivare samt fakturering.

Frontdesk informerar sina affärspartners bland annat om Frontdesk verksamhet och skickar nyhetsbrev till kontaktpersonerna hos företagskunderna.

4. På vilken rättslig grund behandlar vi dina personuppgifter?

Berättigat intresse

Den rättsliga grunden för Frontdesk behandling av dina personuppgifter som kontaktperson och/eller referens hos Frontdesk affärspartner eller potentiella affärspartner, inspelning av våra supportsamtal, prenumerant på vårt nyhetsbrev är Frontdesk berättigade intresse, enligt artikel 6.1 (f) GDPR, att behandla dina personuppgifter för att underlätta en effektiv och ändamålsenlig kommunikation mellan Frontdesk och dig som kontaktperson/representant för en kund eller annan affärspartner. Frontdesk slutsats efter att ha beaktat alla relevanta omständigheter är att Frontdesk berättigade intresse att utföra behandlingen väger tyngre än de registrerades intresse och grundläggande rätt att inte få sina personuppgifter behandlade.

5. Hur länge kommer vi att behandla och lagra dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer att sorteras ut/raderas i enlighet med följande lagringsplan:

När du lämnar tjänsten som kontaktperson/representant för Frontdesk affärsföretag kommer behandlingen av dina personuppgifter som kontakt att upphöra så snart vi har fått besked om detta. Därefter kan behandlingen av dina personuppgifter för andra ändamål dock fortsätta, till exempel enligt beskrivningen i punkterna 4–5 nedan.
När samarbetet med affärssamarbetet eller potentiellt affärssamarbete som du företräder upphör, kommer behandlingen av dina personuppgifter som kontakt att upphöra. Därefter kan behandlingen av dina personuppgifter för andra ändamål dock fortsätta, till exempel enligt beskrivningen i punkterna 4–5 nedan.
När du avregistrerar dig från nyhetsbrev (via länken i varje nyhetsbrev), upphör din behandling av dina personuppgifter för sådana ändamål och dina personuppgifter kommer att raderas/raderas om de inte behandlas ytterligare för andra ändamål, till exempel enligt beskrivningen i punkterna 4–5 Nedan.
Fakturor och andra bokföringshandlingar som innehåller dina personuppgifter kommer att lagras, enligt gällande bokföringslagstiftning, sju år från det kalenderår då verifikationen bokfördes.
Inaktiva avtal som innehåller dina personuppgifter kommer att lagras i tio år på grund av preskriptionstid enligt den svenska preskriptionstiden.

När vi raderar din information kan det uppstå en viss fördröjning av borttagning av information från våra servrar och säkerhetskopior.

6. Säkerhet

Säkerheten för dina personuppgifter är viktig för oss och vi använder standardkryptering vid överföring av information för att säkra den. Kom dock ihåg att ingen metod för överföring över Internet, eller metod för elektronisk lagring är 100 % säker. Även om vi strävar efter att använda kommersiellt acceptabla metoder för att skydda dina personuppgifter, kan vi inte garantera dess absoluta säkerhet.

7. Vem har tillgång till dina personuppgifter

Dina personuppgifter kommer som huvudregel endast att behandlas av Frontdesk. Vi kan dock anställa auktoriserade tredjepartsföretag och individer för att underlätta våra tjänster, för att tillhandahålla tjänsterna för vår räkning. Dessa tredje parter har tillgång till dina personuppgifter endast för att utföra dessa uppgifter för vår räkning och är skyldiga att inte avslöja eller använda dem för något annat ändamål.

8. Överföring av personuppgifter till tredjeländer

Frontdesk strävar efter att endast behandla dina personuppgifter inom EU/EES för att säkerställa integriteten hos dina personuppgifter. Om dina personuppgifter skulle behandlas utanför EU/EES, kommer vi att se till att sådan behandling antingen baseras på ett beslut från kommissionen som fastställer att landet i fråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom att använda andra lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa integriteten för dina personuppgifter och säkerställa skyddet av dina rättigheter i enlighet med GDPR.

9. Dina rättigheter

Rätt till tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig och hur personuppgifterna behandlas. Du har även rätt att begära en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig.

Rätt till rättelse

Om du anser att dina personuppgifter som Frontdesk behandlar är felaktiga, t.ex. uppgifter om ditt namn eller din adress, har du rätt att få de felaktiga uppgifterna rättade och att få de ofullständiga uppgifterna kompletterade genom att ge oss rätt information.

Rätt till radering

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas, t.ex. om behandlingen inte längre är relevant i förhållande till det syfte informationen samlades in för eller om du återkallar ditt samtycke till behandlingen och det inte finns några andra juridiska skäl för processen.

Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter, med undantag för lagring. Begränsning av behandlingen kan begäras till exempel om du invänder mot riktigheten av personuppgifterna eller om du anser att behandlingen av dina personuppgifter är olaglig.

Rätt till invändning

Du har rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter i enlighet med GDPR artikel 6.1 (e) eller (f) (berättigat intresse), inklusive profilering baserad på dessa bestämmelser.

Där personuppgifter behandlas för direktmarknadsföringsändamål har du rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter som rör sådan marknadsföring, vilket inkluderar profilering i den mån det är relaterat till sådan direktmarknadsföring.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att få de personuppgifter du har lämnat oss i ett strukturerat, vanligt och maskinläsbart format och få dessa överförda till en annan personuppgiftsansvarig, förutsatt att processen är automatiserad och att processen baseras på ett samtycke eller ett avtal.

10. Ändringar i denna policy

Frontdesk har rätt att när som helst ändra denna policy om det är nödvändigt för att uppfylla kraven enligt gällande lagar och förordningar eller om det är nödvändigt på grund av förändringar i Frontdesk verksamhet.

I en sådan situation kommer Frontdesk att tillhandahålla information om ändringarna enligt gällande lag. Tillämplig information kommer att finnas tillgänglig i denna integritetspolicy, på Frontdesk webbplats och/eller tillhandahålls på andra lämpliga sätt.

11. Våra kontaktuppgifter

Om du vill kontakta oss angående vår behandling av dina personuppgifter eller om du har frågor angående denna integritetspolicy är du välkommen att kontakta oss på support@frontdesk.se